Wie läuft es ab wenn ich eine VA aus dem vorhandenen Pool nutze? 

1. Erstkontakt & Bedarfsermittlung
Der Kunde nimmt über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch Kontakt auf.
👉 Wir klären in einem kurzen Gespräch oder per Fragebogen:

• Welche Aufgaben sollen übernommen werden?

• Wie viele Stunden pro Woche werden benötigt?

• Gibt es spezielle Anforderungen (z. B. Tools, Sprachkenntnisse, Branchenerfahrung)?

• Wie schnell soll die Assistenz starten?

2. Auswahl der passenden virtuellen Assistenz
Basierend auf den Anforderungen prüfen wir unseren bestehenden Pool an geprüften virtuellen Assistenzen.
👉 Innerhalb von 24–48 Stunden schlagen wir eine oder mehrere geeignete Profile vor.

3. Vorstellung & Abstimmung
Der Kunde erhält ein Kurzprofil mit relevanten Informationen zur vorgeschlagenen VA (z. B. Erfahrung, Fachbereiche, Verfügbarkeit).
👉 Optional: Kurzes Kennenlerngespräch (15–20 Minuten) mit der VA zur persönlichen Abstimmung.

4. Vertragsabschluss & Start
Nach Zustimmung des Kunden bereiten wir alle vertraglichen Grundlagen vor.
👉 Dazu gehören:

• Rahmenvertrag mit Nova Assist

• Stundensatz / Paketbuchung

• Datenschutzvereinbarung (AV-Vertrag nach DSGVO)

5. Kick-off & Einarbeitung
Gemeinsamer Start mit der VA (z. B. via Zoom oder Teams):

• Einführung in Tools, Abläufe und Ansprechpartner

• Klärung der ersten Aufgaben und Prioritäten
  👉 Wir begleiten den Start aktiv, damit alles reibungslos läuft.

6. Laufende Betreuung durch Nova Assist
Auch nach dem Start sind wir für den Kunden da:

• Persönlicher Ansprechpartner in der Agentur

• Monatliches Feedbackgespräch (optional)

• Flexible Anpassung von Stunden oder Aufgabenbereichen

 

Wie läuft es ab, wenn ich eine VA vermittelt bekommen möchte?

1. Kontaktaufnahme & Erstgespräch
Der Kunde meldet sich über das Kontaktformular, telefonisch oder per E-Mail.
👉 In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir:

• Welche Aufgaben sollen ausgelagert werden?

• Fachliche Anforderungen, Soft Skills, Sprachkenntnisse

• Verfügbarkeiten (Tage, Stundenumfang, Zeitzonen)

• Tools & Systeme, mit denen gearbeitet wird

• Budgetrahmen & gewünschtes Startdatum

2. Anforderungsprofil & Suchauftrag
Wir erstellen auf Basis des Gesprächs ein detailliertes Anforderungsprofil.
👉 Der Kunde erhält zur Bestätigung eine Zusammenfassung inkl. möglichem Zeitplan.
Nach Freigabe starten wir die gezielte VA-Suche über unser Netzwerk & Partner.

3. Auswahl & Vorstellung geeigneter Kandidat:innen
Innerhalb von 5–10 Werktagen (je nach Profil) präsentieren wir dem Kunden ein bis drei qualifizierte VAs mit:

• Detailliertem Kurzprofil

• Berufserfahrung & Spezialisierungen

• Verfügbarkeit und Stundensatz

• Optional: Vorstellungsvideo oder Referenzen

4. Kennenlernen & Entscheidung
Der Kunde führt virtuelle Kennenlerngespräche mit den vorgeschlagenen Kandidat:innen.
👉 Wir unterstützen bei der Terminfindung, Gesprächsführung und Entscheidungsfindung.

5. Vertragsabschluss & Vermittlung
Sobald die passende VA gefunden ist, erfolgt die Vermittlung:

• Vertrag zwischen Kunde und VA oder

• Alternativ: Vertrag über Nova Assist als Vermittlungsagentur
  👉 Inklusive Datenschutzvereinbarung (AV-Vertrag) und ggf. Leistungsbeschreibung

6. Projektstart & Begleitung
Gemeinsames Kick-off mit VA, Kunde und auf Wunsch einem Ansprechpartner von Nova Assist:

• Einführung in Prozesse, Tools und Zielsetzungen

• Erste Aufgaben & Kommunikationswege
  👉 Wir bleiben im Hintergrund aktiv und begleiten auf Wunsch die ersten Wochen.

7. Follow-up & Qualitätssicherung

• Nach 2–4 Wochen: Feedbackgespräch mit Kunde & VA

• Ggf. Nachjustierung, Coaching oder Austausch

• Langfristige Begleitung bei Auslastung, Erweiterung oder VA-Wechsel