Du hast entschieden, Aufgaben auszulagern und dir Unterstützung durch eine virtuelle Assistenz (VA) zu holen – super Entscheidung! Doch jetzt stellst du dir wahrscheinlich die wichtigste Frage:
„Wie finde ich die richtige virtuelle Assistenz?“
Denn nicht jede VA passt zu jedem Business. Damit deine Zusammenarbeit erfolgreich wird, zeigen wir dir in diesem Beitrag Schritt für Schritt, wie du die perfekte Assistenz für dein Unternehmen findest – effizient, stressfrei und professionell.
1. Definiere, was du wirklich brauchst
Bevor du überhaupt mit der Suche beginnst, solltest du dir darüber klar werden:
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Welche Aufgaben möchtest du abgeben?
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Wie viele Stunden pro Woche brauchst du Unterstützung?
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Suchst du langfristige Unterstützung oder nur für ein Projekt?
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Gibt es spezielle Anforderungen (z. B. Sprache, Tools, Branchenkenntnis)?
Je klarer dein Bedarf, desto gezielter kannst du suchen – oder suchen lassen 😉
2. Soft Skills sind (fast) wichtiger als Fachwissen
Natürlich muss die virtuelle Assistenz fachlich fit sein – keine Frage. Aber mindestens genauso wichtig ist:
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Kommunikationsstil
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Verlässlichkeit
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Eigeninitiative
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Strukturierte Arbeitsweise
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Verständnis für deine Branche oder Zielgruppe
Eine VA, die menschlich zu dir und deinem Workflow passt, ist oft Gold wert.
3. Wo finde ich gute virtuelle Assistent:innen?
Es gibt mehrere Möglichkeiten:
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Freelance-Plattformen wie Fiverr oder Upwork
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Facebook-Gruppen & Netzwerke
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Empfehlungen aus deinem Umfeld
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Oder – der einfachste Weg: eine spezialisierte Agentur wie Nova Assist nutzen, die dir die Suche komplett abnimmt und geprüfte VAs vermittelt
4. Führe ein strukturiertes Kennenlerngespräch
Bevor du dich für eine VA entscheidest, solltest du ein kurzes Gespräch führen – am besten per Zoom oder Google Meet. Dabei kannst du:
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Erwartungen klären
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Testaufgaben oder Arbeitsproben besprechen
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Die persönliche Chemie checken
Tipp: Bereite ein paar konkrete Fragen vor, z. B.:
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Wie gehst du mit Deadlines um?
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Wie dokumentierst du deine Arbeit?
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Mit welchen Tools arbeitest du regelmäßig?
5. Starte mit einem Testzeitraum
Beginne die Zusammenarbeit mit einem klar begrenzten Testzeitraum (z. B. 2–4 Wochen). So habt ihr beide die Möglichkeit, euch einzuspielen und zu prüfen, ob es passt – ohne langfristige Verpflichtung.
6. Kommunikation ist der Schlüssel
Auch bei einer professionellen virtuellen Assistenz gilt:
Kommunikation ist alles!
Gib regelmäßiges Feedback, nutze klare Briefings und definiere Ziele & Deadlines. Tools wie Trello, Slack oder Asana helfen dir, den Überblick zu behalten.
Fazit: Die richtige VA finden – einfacher als du denkst (wenn du weißt wie)
Die passende virtuelle Assistenz zu finden, ist keine Glückssache – sondern eine Frage der richtigen Vorbereitung und Struktur. Wenn du weißt, was du brauchst und worauf du achten solltest, kannst du schon bald wertvolle Aufgaben abgeben und mehr Fokus für dein Kerngeschäft gewinnen.
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